Definir etapas e manter uma boa organização são passos simples, mas que auxiliam no momento da realização de um evento.
Pensar um evento não é uma tarefa fácil e requer cuidado e muito planejamento para colher bons frutos quando ele terminar, além de poder repeti-lo no próximo ano. Por isso, hoje, iremos destacar pontos importantes e que devem ser considerados no momento da execução, contribuindo para um bom resultado.
Para começar a pensar em um bom planejamento, o principal ponto a ser considerado é a organização e é importante que a pessoa, ou as pessoas, envolvidas nesse processo tenha boa habilidade para lidar com um grande volume de informações, para se comunicar com pessoas das mais diversas áreas de atuação e, ainda, jogo de cintura para lidar com os imprevistos.
Ao iniciar o planejamento e organização do evento, é importante que o promotor tenha uma visão clara de seus objetivos com o evento e quais serão as personas que ele irá atingir com a realização do evento. Algumas perguntas importantes a se fazer são:
São inúmeras questões, porém, é importante pensar nas principais diretrizes que definirão a missão e valor de seu evento. Após fazer esses questionamentos, é hora de partir para as questões práticas. Uma das primeiras é definir um local para realizar o evento, que tenha uma estrutura adequada, bom acesso e checar o quanto antes a disponibilidade de calendário, para ver se a data desejada estará disponível.
É importante analisar a época do evento, pois alguns segmentos costumam agendar as realizações de feiras em datas próximas, já que facilita a vinda de visitantes de outras cidades e estados. Após definir, procure o espaço e garanta a data, assim que ela estiver certa, trabalhe fortemente na divulgação da data e local.
Procure se informar sobre todas as taxas, licenças e despesas extras que seu expositor possa ter antecipadamente, sendo claro e transparente no momento de negociar o espaço em seu evento. Ninguém gosta de lidar com valores extras depois de fechar um negócio, além de atrapalhar no relacionamento com o cliente e no momento da possível renegociação do espaço.
Tenha certeza de fechar contratos com fornecedores de confiança e que não irão deixar seu evento na mão. Estabeleça um prazo confortável de entrega e esteja preparado para qualquer imprevisto que possa vir a acontecer no caminho.
Se atentar a pequenos detalhes durante a organização do evento, que devem constar no planejamento prévio, é a melhor forma de se precaver de imprevistos no momento da realização. Dito isso, se está pensando em promover um evento no próximo ano, entre em contato conosco e conheça nossos espaços, que vão além dos pavilhões, como as opções de estúdio para os eventos híbridos, e encontre o ideal para o seu evento. Nosso calendário para 2021 está disponível e nossa equipe está pronta para ajudar na realização de seu evento. Acesse: www.expocenternorte.com.br
